Welche Bedeutung hat Digitalisierung für Ihr Unternehmen?
Digitalisierung bedeutet für uns, dass wir den Kunden unseren Service viel schneller anbieten und Anfragen viel schneller beantworten können. Es erleichtert uns die Arbeit, wenn wir den Aufwand reduzieren und Medienbrüche verhindern können. Unterlagen einscannen und wieder hochzuladen macht mir keinen Spaß, wenn ich auch digital unterschreiben kann.
Wie erleichtert ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, Ihre Arbeit?
Wir bearbeiten mittlerweile rund 1.500 Aufträge pro Jahr. Wenn man eine Pumpe repariert, dann gehören dazu Stücklisten mit Bauteilen, die benötigt werden. Zur Anfrage erhalten wir außerdem weitere Dokumente, wie zum Beispiel Kontaminationserklärungen oder Zeichnungspläne. Zu jeder Pumpe erhalten wir weitere 10 bis 15 Angebote für die benötigten Ersatzteile. Insgesamt fallen in manchen Fällen leicht 40 bis 50 Seiten an Dokumentation an, die gemeinsam mit der Rechnung abgeheftet und zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Das möchte ich alles digitalisieren, denn ein zufriedener Kunde kommt natürlich auch wieder. Bei einer Pumpe hat man immer Verschleiß, sodass diese meist nach ein paar Jahren gewartet oder repariert werden muss. Da möchten wir einen schnelleren Zugriff auf die Daten haben.
Sie wollen am 1. August 2023 mit dem DMS starten. Womit geht es los?
Wir starten zunächst mit der Rechnungsfreigabe. Dazu zählen unter anderem die Prüfung und der Abgleich von Auftragspositionen und Lieferscheine. Die Anzahl der Rechnungen, die wir für die Firma bearbeiten, ist schon recht hoch. Das liegt auch an der Menge an Kleinteilen, die wir auftragsbezogen bestellen. Für eine Pumpe sind das manchmal zwei Schrauben mit einem Rechnungswert von zwei Euro. Das muss automatisiert werden, auch um die Mitarbeiter zu entlasten, die sich dann besser auf die Produktion konzentrieren können.
